Event Checkliste für erfolgreiche Eventplanung

Mit dieser Checkliste wird Ihr Event garantiert zum Erfolg

Wer schon einmal eine große Veranstaltung organisiert hat, kennt die Herausforderung alle Bereiche eines Events zeitgerecht zu planen, zu einem stimmigen Konzept miteinander zu verbinden und schließlich für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Dabei ist kein Event wie das andere und die Organisation kann schnell zum Test der eigenen Nerven werden. Damit Ihre nächste Veranstaltung garantiert für unvergessliche Momente bei Ihnen und Ihren Gästen sorgt, haben wir ein paar hilfreiche Tipps & Tricks für eine erfolgreiche Event-Organisation für Sie zusammengestellt. Lassen Sie sich inspirieren und zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, wir helfen gerne weiter!

Eine eindrucksvolle Location, ein professionelles Catering, zuverlässiges Security-Personal, eine ausgeklügelte Technik, ausreichend Garderoben, eine optimale Sitzordnung – die Liste an Dingen die man bei der Veranstaltungsplanung bedenken muss, ist schier unendlich. Hinter diesen Aspekten, die für Teilnehmer so selbstverständlich scheinen, steckt allerdings jede Menge organisatorischer Aufwand. So kann es schon passieren, dass Eventmanager die ein oder andere Kleinigkeit übersehen. Damit Sie für Ihre nächste Veranstaltung optimal vorbereitet sind, haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten To-Dos zusammengestellt. Doch bevor Sie sich ans Abhaken machen, sollten Sie zur Vorbereitung unbedingt noch folgende Fragen beantworten.

1. WEN MÖCHTE ICH ERREICHEN UND WAS MÖCHTE ICH MIT MEINEM EVENT BEWIRKEN?

Bevor Sie mit der Planung Ihres Events beginnen, sollten Sie passend zum Anlass unbedingt Ihr Veranstaltungsziel und Ihre Zielgruppe definieren. Fragen Sie sich, was Sie mit Ihrem Event erreichen und welche Personengruppen Sie ansprechen möchten. Ihre Antworten bestimmen folglich, wie Sie bei der weiteren Planung vorgehen werden und wie das Konzept für Ihre Veranstaltung aussehen wird.

2. WELCHER LEITGEDANKE SOLL MEINE VERANSTALTUNG BESTIMMEN?

Um eine authentische Event-Dramaturgie aufzubauen, ist es essentiell einen Leitgedanken festzulegen, der sich wie ein roter Faden durch die Veranstaltung zieht. Dieser Leitgedanke sollte nicht nur zu jeder Zeit spürbar sein, sondern auch tatsächlich von den Gästen erlebt werden können.

3. WELCHE ECKDATEN MÜSSEN FÜR EIN ERFOLGREICHES EVENT DEFINIERT WERDEN?

Sind die grundlegenden Entscheidungen zu Anlass, Ziel, Zielgruppe und Leitgedanke getroffen, kann mit der Eventplanung begonnen werden. Dabei ist keine Veranstaltung wie die andere – und genau das macht es auch so spannend. Eine frühzeitige und professionelle Planung ist dabei essentiell, denn die kalkulierbaren Faktoren einer Veranstaltung sorgen für eine sichere Basis im reibungslosen Ablauf. Die folgenden Eckdaten sollten daher wohl überlegt sein.

TIPP: Schenken Sie den Teilnehmern bei Ihrer Budget-Planung besondere Aufmerksamkeit und überlegen Sie sich, welchen Mehrwert Sie Ihren Gästen bieten können. Ein einwandfreies Programm, eine tolle Location und beste kulinarische Versorgung wird von Event-Besuchern meist bereits als selbstverständlich erachtet.

4. WIE KANN MEIN EVENT-KONZEPT AUSSEHEN?

Es ist das Ziel eines jeden Events, zu etwas ganz Besonderem zu werden. Damit ein positiver Erinnerungswert entsteht und das Event bei den Besuchern lange im Kopf bleibt, ist ein ausgeklügeltes Konzept unausweichlich. Wesentlicher Bestandteil eines Eventkonzeptes ist die Entwicklung von Programm-Bausteinen, zur Erreichung der Eventziele. Entschieden Sie daher ob Ihre Kernbotschaften in Form von Workshops, Ausstellungen, im Plenum, durch ein Unterhaltungsprogramm oder einem Mix aus mehreren Bausteinen vermittelt werden sollen. Achten Sie dabei darauf, die Gewichtung und zeitliche Abfolge der einzelnen Programmpunkte passend zu Ihren Zielen und Zielgruppen festzulegen.

Wenn all diese Punkte geklärt sind, können Sie sich an die Detailplanung Ihrer Veranstaltung machen. Da es bei der Planung eines Großevents schon passieren kann, dass eine Kleinigkeit übersehen wird, sollten Sie sich eine gut überlegte To-Do-Liste zurechtlegen. Damit Sie Ihr Event im Vorfeld so strukturiert wie möglich planen können, haben wir schon mal eine Basis-Checkliste für Sie zusammengestellt. Achtung: Übernehmen Sie diese Liste nicht unüberlegt, sondern entscheiden Sie, was für Ihre Veranstaltung relevant ist und was Sie eventuell noch hinzufügen sollten.

IHRE CHECKLISTE FÜR EINE ERFOLGREICHE VERANSTALTUNG:

DETAILPLANUNG 

EVENT-ABLAUF

NACHBEARBEITUNG DES EVENTS

Mit diesen Tipps, Tricks und Checklisten sollten Sie für Ihre nächste Veranstaltung bestens gerüstet sein. Wenn Sie noch Fragen und Anliegen haben, stehen wir Ihnen als erfahrenes Organisationsteam sehr gerne zur Verfügung. Wir freuen uns darauf gemeinsam mit Ihnen Ihre Event-Träume zu verwirklichen uns Sie in unserer Eventlocation im Palais Linz begrüßen zu dürfen.